Embora se possa dizer que os caminhos das transações em papel e das transações eletrónicas levam ao mesmo destino, também se pode dizer que uma é muito mais rápida que a outra. Num mundo de turbulência financeira e volatilidade dos mercados, a velocidade é muitas vezes essencial.
Assim como os discos de vinil, as transações em papel têm um apelo nostálgico, mas a pergunta que você precisa se perguntar é se essa sensação “old school” vale os riscos inerentes. Com o papel, a transmissão de informações cruciais é prejudicada pelo tempo que leva para preencher os documentos exigidos, enviar o pedido às partes apropriadas e aguardar o resultado das verificações de conformidade. Para agravar esses riscos está o tempo adicional necessário para corrigir quaisquer discrepâncias se ou quando um documento receber uma designação NIGO (Not In Good Order).
- De acordo com uma fonte de uma das 5 principais seguradoras do país, mais de 30-40% das transações em papel são retidas no processo de aprovação devido a questões do NIGO que precisam de ser alteradas para avançar.
- Em comparação, estima-se também que apenas 10-20% dos pedidos apresentados através de um sistema electrónico de entrada de encomendas são marcados como NIGO, reduzindo o risco de lidar com um pedido rejeitado em mais de metade.
Por que existe uma lacuna tão acentuada entre os dois métodos? Bem, um dos motivos é porque, com os pedidos eletrônicos, os formulários adequados ficam automaticamente disponíveis e apresentados ao criador do pedido. Com os formulários certos imediatamente ao seu alcance, a chance de entregar formulários desatualizados diminui vertiginosamente. Além disso, muitos pedidos eletrônicos impedirão que você envie seus formulários se houver algum problema de adequação, como dados ausentes ou campos obrigatórios incompletos, o que reduz ainda mais as chances de um pedido ser devolvido (ou seja, tempo de espera fora do formulário). pedido sendo processado com sucesso).
Também está aumentando a prevalência de recursos de assinatura eletrônica incorporados diretamente em plataformas de documentos digitais. Em vez de procurar uma assinatura usando um PDF que precisa ser enviado por fax entre as partes, o software de assinatura digital integrado oferece uma maneira rápida e simples de obter as aprovações necessárias com o mínimo de idas e vindas, melhorando ainda mais a eficiência geral.
Quanto ao processo de revisão em si, os revisores podem adicionar comentários diretamente nos documentos eletrônicos, o que elimina a necessidade de devolver os formulários ao remetente. Como é a natureza dos acordos, quanto mais cheques forem adicionados, mais lento pode se tornar o processo em papel.
Quer a sua empresa exija, incentive ou ignore o uso de pedidos eletrônicos, isso parece ser indiscutível em termos de velocidade, precisão e qualidade geral.
Erros são comuns, mas não precisam ser. A entrada eletrônica de pedidos é uma ótima maneira de fortalecer o fluxo de solicitações na direção que funciona melhor: encaminhar.
